ELOprofessional

ELOprofessional optimiert Geschäftsprozesse nachhaltig

Enterprise-Content-Management (ECM) dient der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen. Sie verfügen über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Vorteile eines ELO Enterprise-Content-Management

• Die Überführung (Informationserfassung) von Dokumenten und Informationen ins elektronische ELO Archiv, ermöglicht die zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
• Branchenspezifisch lassen sich unterschiedlichste Dokumente (Verträge, E-Mails, Rechnungen etc.) in ELO zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich.
• Die E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass Ihre E-Mails inklusive Anhänge mit den bestehenden Geschäftsprozessen verknüpft sind und den gesetzlichen Regularien entsprechend aufbewahrt werden.
• Elektronische Workflows steuern abteilungsübergreifend Unternehmensprozesse und sorgen für die zeitnahe und sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.
• Die Änderungshistorie der einzelnen Dokumente wird in ELO dokumentiert und verwaltet. Sicherheit und Transparenz ist dadurch vor allem in der Teamarbeit gegeben.
• Ein DMS-Archiv ist der ideale Ort, um alle geschäftsrelevanten Informationen rechtskonform aufzubewahren.
• ELO lässt sich flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, CAD- und E-Mail-Systeme, bzw. in Microsoft Office-Produkte integrieren. Sie erhalten dadurch eine zentrale Informationsplattform.

Vollintegration MS-Office

Für die Integration des ELO-Archivs in die MS Office-Welt (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) gibt es den ELO DMS Desktop. Dieser ist als kostenfreie Erweiterung von ELOprofessional erhältlich. Mit ihm haben Anwender direkten Zugriff auf ihr ELO-Archiv in den gängigsten Programmen. Die Arbeitsumgebung bleibt dabei vollständig erhalten.

Workflows

Workflowgesteuerte Geschäftsprozesse sorgen für einen beschleunigten Durchlauf der Dokumente und Prozesskontrolle. Sei es, dass der Kunde rechtzeitig die Baufreigaben erteilt oder man erinnert wird, dass Rechnungen noch nicht freigegeben sind und der Skonti-Verlust droht. ELO informiert automatisiert, wenn definierte Ablaufzeiten überschritten werden. In Krankheitsfällen greift beim ELO-Workflow das Stellvertretermanagement.

DropZone

Die ELO DropZone präsentiert sich übersichtlich in einem separaten Fenster angelehnt an das Kacheldesign der Microsoft 8 Oberfläche. Durch die Drag  Drop-Funktion können Nutzer z.B. Dokumente und Dateien noch schneller und komfortabler im ELO-Archiv ablegen. Die Kacheln sind lernfähig und können mit einem Skript hinterlegt werden, welches Vorgänge definiert, die Sie ständig benötigen (E-Mails, Webseiten etc.).

Dokumentenlinks extern senden

Nutzer der ELO ECM-Suite 9 können ihre Geschäftsprozesse nun auch für externe Partner öffnen. Dies ist dank dynamischer Prozesszuordnung möglich. Dazu versenden Sie einfach einen Dokumentenlink. Dieser erlaubt dem Empfänger befristet oder unbefristet  den Zugriff auf den freigegebenen Bereich des ELO-Archivs. Um diesen Vorgang auszulösen müssen die externen Partner das ELO-System nicht selbst einsetzen.

Collaboration

Das Feature ELO Collaboration ist ein Dokumentenfeed, eine Art Chatfunktion, der in einer Leiste neben Ihren Archiven, Ordnern und Dokumenten erscheint. Je nach Berechtigung kann jeder Nutzer Beiträge verfassen oder diese kommentieren. So wird der Informationsaustausch optimiert und lange Telefonate sowie E-Mails erübrigen sich.